Om medlemsmøtet

Medlemsmøtet

 

I mai 2012 fattet styret vedtak om instruks for medlemsmøtet.

Medlemsmøtet er husmøtets beslutningspunkt. Her fattes vedtak basert i de saksframlegg og fakta som foreligger etter at sakene har blitt drøftet og utredet på husmøtet og eventuelt i nedsatte arbeidsgrupper eller utvalg. Medlemmer og faste ansatte har stemmerett. Brukere uten medlemskap kan være observatører på medlemsmøtet men har ikke tale- og stemmerett.

 

Medlemsmøtet sitt formål og funksjon

1.1 Sikre at vedtak er bredt forankret blant brukerne, medlemmene og de ansatte.

Medlemsmøtet er et beslutningsdyktig organ som fatter vedtak i en rekke saker, med visse unntak spesifisert under punkt 6. Medlemsmøtet tar stilling til de debatter som har pågått på husmøtet og fatter vedtak på grunnlag av ulike vedtaksalternativ.

 

1.2 Sikre et grundig saksunderlag for saker som skal behandles av styret

Medlemsmøtet lager også innstillinger til styrevedtak basert i vedtak fattet på medlemsmøtet. Medlemsmøtet skal sikre et solid saksunderlag for styrevedtak.

 

1.3 Medlemsmøtet er hørings- og referanseorgan for styrevedtak

Medlemsmøtet er hørings- og referanseorgan for de vedtak som fattes på styremøte i viktige saker. Dersom styrevedtak avviker vesentlig fra innstilling til vedtak fra medlemsmøtet, bør det aktuelle styrevedtaket gå tilbake til medlemsmøtet for høring, kommentarer og innspill, for deretter eventuelt å gjennomgå ny styrebehandling.

 

 

Stemmerett og deltagelse på medlemsmøtet

2.1 Alle betalende medlemmer og faste ansatte ved Amalie Skrams Hus har stemmerett på medlemsmøtet. Man registrerer stemmende medlemmer. Stemmegivning skjer anonymt og ikke ved håndsopprekning. Man stemmer over klart formulerte vedtaksalternativer.

Det må være minst 18 stemmeberettigede medlemmer ved medlemsmøtet for at vedtak og innstillinger til vedtak til styret skal være gyldige.

 

2.2 Medlemsmøtet er ellers åpent for alle som er brukere, betalende medlemmer og faste ansatte på Amalie Skrams Hus. Brukere uten medlemskap kan være observatører på møtet som del av en læringsprosess, men har ikke tale- og stemmerett.

 

 

Møtetidspunkt og varighet

3.1 Det etterstrebes en funksjonell og fleksibel ordning som gjør brukermedvirkning effektiv: Medlemsmøtet kan enten etterfølge husmøtet eller erstatte husmøtet når det foreligger enighet om at det er hensiktsmessig og nødvendig å fatte et formelt vedtak.

Medlemsmøtet skal som prinsipp avholdes etter behov; når det er nødvendig og/eller hensiktsmessig å fatte vedtak i enkeltsaker eller lage innstilling til saker til behandling i styret. Samtidig blir det viktig å sikre medlemmene at det skal være mulig å fatte vedtak med jevne mellomrom på en forutsigbar måte og at saksbehandling ikke blir trenert: Dermed legges det også til grunn at medlemsmøtet skal kunne avholdes minimum en gang hver annen måned.

 

 

Valg av ordstyrer og referent

4.1 Styremedlemmer og samarbeidsutvalgets medlemmer, sistnevnte med unntak av daglig leder, skal bytte på å være referenter og ordstyrere innenfor den perioden styremedlemmer og samarbeidsutvalget er valgt til å sitte (minimum 1 år). Dette skaper kontinuitet, øker kompetansen på møteledelse og bidrar til å sikre solide sakspapirer og referat.

 

4.2 Daglig leder vil bidra i prosessen med å sikre at saksliste, sakspapirer og referater er i tråd med anvisninger som følger under punkt 5.

 

 

Saksliste, saksgrunnlaget for møtet og møtereferat

5.1 Sakslisten for medlemsmøtet

Sakslisten og vedlagte saksdokumenter skal finnes lett tilgjengelig på nett og på oppslagstavlen/ på bordet i inngangspartiet og skal være tilgjengelig for alle i minst en uke før møtet begynner.

Det forutsettes at medlemmene har lest og satt seg inn i saksdokumentene før avstemming. I mai 2012 skal sakspapirer bli tilgjengelig på intranett.

 

5.2 Saksutgreiing

Til medlemsmøtet skal det utarbeides et solid saksgrunnlag. Saksgrunnlaget skal inneholde følgende:

 

- Godkjente referat fra husmøtets debatter.

- Godkjente referat fra foregående husmøter som summerer opp de debatter og synspunkter som har kommet til uttrykk i de aktuelle sakene.

- Informasjon innhentet i forbindelse med utgreiing av sakene.

Dersom sakene har blitt utredet av utvalgte komiteer, ad hoc grupper eller utvalg, skal denne informasjonen være inkludert i saksdokumentet i

skriftlig form.

- Daglig leders eventuelle innvendinger

Daglig leder har rett til å legge frem innvendinger i skriftlig form og hente inn ekstern ekspertise dersom daglig leder mener at vedtak bryter med

stiftelsens vedtekter, utgjør en helse, miljø og sikkerhetsrisiko, er på tvers av arbeidsmiljøvernloven eller annen norsk lovgivning, eller truer

husets økonomiske fundament.

- Innstilling til vedtak på medlemsmøtet. Det skal utarbeides et sakspapir med klart formulerte vedtaksalternativ basert på 5.3, 5.4. og 5.5.

Saksdokumentet skal framsette klare vedtaksalternativ som det stemmes over og som er basert på all foreliggende informasjon.

 

5.3. Saksfremming på møtet

 

Medlemsmøte skal først godkjenne vedtaksalternativene og deres saksgrunnlag før avstemning. Medlemsmøtet kan drøfte og eventuelt komme med tilføyninger og korreksjoner og deretter godkjenne disse på samme medlemsmøtet før vedtaksavstemning gjennomføres ved hemmelig stemmeavgivning.

 

5.4 Referatet

 

Referatet fra møtet henges opp snarest mulig på oppslagstavlen i gangen der det blir hengende til neste møte. Det blir også lagt ut på nett. Medlemsmøtets beslutninger skal loggføres.

 

5.5 Referat fra medlemsmøte som innstilling til vedtak i styret.

 

I de tilfeller der medlemsmøtets vedtak skal behandles av styret, skal saksdokumentene fra medlemsmøte vedlegges referatet. Medlemsmøtet skal på denne måten sikre et solid underlag for styrevedtak. For vedtak som skal videre til styrebehandling, skal daglig leder sikre at referatet fra medlemsmøtet og medlemsmøtets saksdokument er komplett og dekkende før det legges fram som innstilling til styrevedtak. Dette er grunngitt i at daglig leder er sekretær for styret. Medlemsmøtet kan godkjenne daglig leders arbeid med saksinnstillingene fra medlemsmøtet før oversendelse til styret, dersom ønskelig.

 

 

Iverksetting av vedtak

Etter at referatet er godkjent, skal vedtaket settes ut i livet innen en hensiktsmessig tidsramme og om ikke annet er avtalt seinest innen 6. mnd. I omfattende saker bør det utarbeides en kort handlingsplan for hvordan vedtaket skal gjennomføres. Her bør tidspunkt for igangsetting, ansvarlige og samarbeidende, prosedyre og tidsfrist spesifiseres. Medlemsmøte kan be om en kort rapport om fremdriften underveis.

 

 

Saksgang - saker som kan fremmes på medlemsmøtet

Medlemsmøtet kan fatte vedtak i en rekke saker, med noen begrensninger. Det er et grunnleggende prinsipp at viktige saker skal kunne være drøftet på husmøtet opp til flere ganger før det går til vedtak på medlemsmøtet og deretter fra medlemsmøtet som innstilling til styrevedtak. Målet er at alle saker som når medlemsmøtet og styret, skal være bredt forankret og at alle har eierskap og senere kan respektere de vedtak som fattes i prosessen. Det skal være åpne linjer og innsikt for alle som vil i saksforberedelser og i saksgangen.

Følgende saker skal imidlertid ikke være tema på husmøtet:

 

7.1 Personalsaker

Daglig leder har personalansvar. Eventuelle klager eller liknende på ansatte skal fremmes for daglig leder. Daglig leder har plikt til å rapportere videre til styret om ikke saken blir løst på en tilfredsstillende måte for de involverte.

 

Dersom klagen gjelder daglig leder, kan samarbeidsutvalget være brukerens ombud og fatte beslutning om at klagen skal fremmes enten for daglig leder med formål å løse en eventuell konflikt, eller direkte for styret ved en mer alvorlig anklage. Alternativt kan den fornærmede part fremme saken direkte til styret på egne vegne. Styret iverksetter deretter egne undersøkelser.

 

7.2 Konkrete tilfeller av utestengning og klager på medlemmer og brukere

Medlemsmøtet kan legge fram forslag om endring av gjeldende prosedyrer for håndhevelse av utestengningssaker. Medlemsmøtet kan derimot ikke behandle konkrete klager på navngitte medlemmer og brukere. Slike saker skal ikke omtales på medlemsmøtet. Eventuelle konkrete klager på daglig leders håndhevelse av sitt mandat kan legges frem for samarbeidsutvalget og eventuelt for styret.

 

7.3. Vedtak som bryter med norsk lovgivning.

Daglig leder har ansvar for daglig drift og å sikre at denne er i tråd med norsk lovgivning. Medlemsmøtet kan ikke fatte vedtak som bryter med arbeidsmiljøvernloven og andre relevante lovverk, samt helse, miljø- og sikkerhetsbestemmelser. Daglig leder har rett til å legge fram sakspapirer for styret inkludert ekstern ekspertvurdering dersom det hersker tvil om sakens juridiske og økonomiske holdbarhet.

 

7.4 Vedtak som truer stiftelsens økonomistyring.

Dersom vedtak på medlemsmøtet truer stiftelsens økonomiske fundament og daglig leder vurderer disse som ikke økonomisk forsvarlige, kan daglig leder innhente ekstern ekspertise som kan vurdere det eventuelle vedtakets økonomiske konsekvenser før saken legges frem for styret.

Copyright © 2017 Amalie Skrams hus & Divine Madness. All Rights Reserved